こんにちは、にもです
今回は、最近仕事でAI (チャットGPT、CoPilot)を使う機会があり、
いくつかできることを本を読んでまとめてみました。
ぜひ人生という時間を確保するためにも、仕事を効率を上げていきましょう！
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近年、AI技術の進化により、業務効率化の手段としてChatGPTやマイクロソフトが展開するCopilotの活用が注目されています。
時間をかければ・支援があればできる業務のアシスタントという立ち位置で使うと良いです
あくまでアシスタントなので、
目的と方向性を明確に指示(プロンプト入力)してあげることで良い回答を得られます
本記事では、ChatGPTを活用した具体的な業務自動化の例を5つ紹介します。
メール他の作成・要約・添削
日常のメール作成・返信にAIを使っています。
考えをまとめ文章化するのに長けているので、報告書や企画書の作成にも使えます。
活用方法
- メール：簡単な指示を入力するだけで、適切な表現の文面を作成。返信のテンプレート作成も
- 企画書：目的を決めてデータ収集させ、課題仮説を立たせる、検証し、可視化する
- 報告：よく使う定型文をChatGPTに登録し、必要な部分を要約してくれます。
- 添削：届いた文章が長いときに要約してくれて、送る前をチェックし、ミスを防ぐ。
これにより、時間をかけて文章を作成していた業務がスムーズになり、時間を節約できます。
議事録作成を効率化
私は、コパイロットをTEAMS会議に参加させて議事録のたたきを作成しています。
会議後の議事録作成は、時間がかかる上に労力も必要な業務なので、
ChatGPTを活用すると、簡単に要点をまとめることができます。
活用方法
- 音声データを文字起こしツールと連携し、要点を抽出。
- 会議の主要な議題や決定事項を簡潔に整理。要因分析・報告書作成
- 形式出力することでフォーマット化された議事録を自動作成し、共有もスムーズに。
これにより、会議後の手間が減り、次の業務へスピーディに移行できます。
ただ専門用語の聞き間違いなどがあるので、精度は確認が必要です。
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社内FAQ
社内の問い合わせ対応は意外と時間を取られる業務の一つです。
「仕事でチャットGPT」を導入することで、よくある質問への回答を自動化できます。
これはまだ使えていないですが、自分専用GPTを作成することができるようです
活用方法
- 社内FAQデータをChatGPTに学習させ、ボット化。
- 従業員が質問を入力すると、即座に適切な回答を提示。
- 社内ポータルと連携し、情報共有を効率化。
これにより、人事・総務・IT部門の問い合わせ対応の負担を軽減し、他の業務に集中できるようになります。
ブレストの壁打ち
アイデアを出す際の壁打ち相手としても、ChatGPTは有効です。
チームや一人で考えていると行き詰まりがちですが、
ChatGPTを活用することで新しい視点を得ることができます。
ブレストを生み出したオズボーンのチェックリスト九つの視点を回答させると効果的です
「転用」「応用」「変更」「拡大」「縮小」「代用」「再配置」「逆転」「結合」
活用方法
- キーワードを入力し、関連アイデアを提案させる。
- 仮説を入力し「シックスハット法」で反論や追加の視点を求める。
- 事例を探し、アイデアの裏付けを強化する。
- 論理的な構成を整理し、プレゼン資料のベースを作成する。
このように、ChatGPTを使うことで、ブレストの質を向上させ、短時間で多くのアイデアを生み出せる
まとめ：仕事でChatGPTを導入し、業務効率を向上させよう！
「仕事でチャットGPT」を活用すると、
メール対応、議事録や報告書の作成、社内FAQ、ブレストなど、さまざまな業務を簡略化できます。
ひとつずつでも導入し負担が減らし、重要な業務に集中する環境を整えましょう。
これからの働き方改革の一環として、がむしゃらに働くだけでなく新しい技術である生成AIChatGPTを積極的に活用してみてはいかがでしょうか？
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