こんにちは、ニモです
先日、図書館でこの本を見つけて２時間かけて読んでしまいました。仕事をする上での悩みに寄り添う内容だったのでここに紹介したいと思います。
仕事は仕組み作り。仕組みのためにはマニュアルを作れ
この本では、まずマニュアルを作れという話です。
マニュアルとは、線数や経験「うまくいく法則」を平準化するというもので無印良品には「MUJIGRAM」という2000ページにわたるマニュアルがあり、その中には「レジ打ち」のマニュアルまであるそうです。なんとなく当たり前にできそうなことでも「うまくいく法則」と「企業が持つ文化」浸透させるために必要だそうです。
マニュアルとは
マニュアルとは各仕事の「何」「なぜ」「いつ」「誰」の項目で表記したものです。
仕事の「意味」と「目的」を確認できるので、問題が起きた時にも対応・改善が可能になります。
また、マニュアルがあることでその行動は平準化され、社員それぞれが何を実現するために仕事をしているか明確になります。
マニュアルは「双方向」に「リアルタイム」で更新
またマニュアルというと上層部が作って下は従うようなイメージがありますが、無印良品のそれは違います。
現場の声や本社側の思いをミックスしてリアルタイムに見直しが行われるのです。現場の声やお客様の声は大事ですが、見掛け倒しの突破口には注意が必要です。
例えとして、お客様から「無地の色合いに飽きたのでカラフルなものを出したら売れる」という声があり、商品開発ではその声を受けて開発・販売したそうです。一時的に新しい物好きには売れたそうですが、長続きはしませんでした。無印良品「らしさ」がそこにはなかったからです。無印良品はシンプルという軸があります。その軸(らしさ)がブレてしまう。突発的なアイディアは根本を揺るがしてしまうのです。
社内問題は本質を捉え、新しい仕組みに置き換えて解決せよ
会社で働いていると、社内問題を抱えてない企業は無いと思います。
無印良品では以下６つを定義していました。
- 社内に蔓延する慢心、おごり
- 急速に進む大企業病
- 焦りからくる短期的な対策
- ブランドの弱体化
- 戦略の間違い
- 仕組みと風土を作らないままの社長交代
問題の原因が見えて来れば、８割は解決と言われるくらい。原因の本質を捉えることが重要です。
本質からずれてしまうと対策してもダメです。
問題の解決法として、ここでは「新たな仕組みに置き換える」こととしています。
新しい仕組みとは、評価制度や社内体制などを見直し実行することです。
反対派はあえてそのプロジェクトに参加させよ
必ずどんな新たな取り組みにも反対派がいます。ここで実施したのは反対派をそのプロジェクトのメンバーとして招き始めは嫌々やっていましたが、のちに自分達が作った新しい仕組みを納得して布教するがわにまわったというのです。
セミナーを実施したり、説得・論破ではなかなか人は変わりません。実行することで人の意識は徐々に変わっていくのです。
人は適材適所で育つ
求める優秀な人材は入ってきません。育てるしかありません。と書かれています。
私も仕事で部下を持ち始めたのですが、なかなか求めた人材というわけにはなりません。また優秀な人は取られてしまうか、いなくなってしまうのが現実です。
人それぞれ得意不得意があるので、それを見極めて分担することが大事です。
「教え方」もマニュアルに
また、無印良品では、「教え方」にもマニュアルを作っているそうです。
教わることをマニュアルにすることはよくあることですが、
教え方になるとOJTなどで個人の采配で背中を見て育てか手取り足取りという企業が多い中、
センスや経験「うまくいく法則」を平準化するということで教え方もマニュアルにするべきだというのです。
個人の勘や経験に頼っていた仕事をデータ蓄積された仕組みで共有する。個人が残業などの努力の方法を無視するのではなく仕組みを作りに努力することです。
デッドラインなしは仕事じゃない むやみにホウレンソウするな
いつまでに何をやるか決めその時点で出来ているか。出来ていなかったら何が問題かを確認すること。
逐一の報告・対応は上司の生産性を下げます。(私今この状態)
またホウレンソウばかりする人は自分で考えることをやめてしまい成長の芽を積んでしまう行為です。
なので、デッドラインを設けて、わからないことがあったら「マニュアル」を見るような仕組みにするということです。
提案書はA4一枚(両面)
私が残業している主な理由は提案書をまとめることです。
効果的な資料を作成するのに何時間もかけてしまっています。またどんな資料を作ろうかから毎回考えて時間がどうしてもかかってしまいます。
この本では、「提案書はA4一枚(両面)」としています。数字や要点だけにすれば１枚に収まるというのです。またフォームとデッドラインを決めて実施することで残業を減らすことができます。
明日から実践してみようと思います。
知恵は外から、変化できない組織に明日はない
最後にこの本で刺さった文章を
知恵は外から：同質な人同士での議論で出てくるアイディアには限界がある。コンサルやセミナーでは不十分であり、他者との勉強会・懇親会を通じた交流が重要（コロナで機会ない）
自ら変化できない組織は明日の変化に生き残れない：まずは、同じビジネスモデルで何年も続けることは非常に困難であり変化に対応できない。
ここから見直し新たな仕組み・マニュアルづくりをして運用・改善・進化していく。
どの業種、どの部署にも応用できる最強のマネジメントツールが「仕組み」と「マニュアル」なのです。
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